GESCHÄFTSORDNUNG des VORSTANDES der AFCEA Bonn e.V.
A. Präambel
Diese Geschäftsordnung gilt gemäß § 12 Absatz 5 der Satzung der AFCEA Bonn e.V. für den Vorstand. Sie regelt die interne Arbeitsweise und die Aufgabenverteilung innerhalb des Vorstands. Die satzungsrechtlichen Vorschriften über die Vertretung nach außen gem. § 14 der Satzung bleiben unberührt. Zur besseren Lesbarkeit werden Personen und Funktionen (Vorstand, Mitarbeiter) in einer neutralen Form angesprochen, wobei alle Geschlechter gleichberechtigt gemeint sind.
B. Verfahrensfragen
§ 1 Erlass, Änderung, Aufhebung und Bekanntmachung dieser Geschäftsordnung
(1) Diese Geschäftsordnung kann durch den Vorstand geändert werden. Eine Beteiligung anderer Vereinsorgane ist weder vorgesehen noch erforderlich.
(2) Für die Beschlussfassung über Änderungen dieser Geschäftsordnung ist die einfache Mehrheit aller satzungsgemäß berufenen Vorstandsmitglieder erforderlich. Stimmenthaltungen werden als Nein-Stimmen gewertet.
C. Zusammensetzung, Zuständigkeit und Verantwortung
§ 2 Der Gesamtvorstand des Vereins besteht aus:
a) dem Vorsitzenden,
b) den zwei Stellvertretern,
c) dem Schatzmeister (gleichzeitig Geschäftsführer) und
d) 14 weiteren Vorstandsmitgliedern.
Der Gesamtvorstand wird gem. §11 Satz 5 der Satzung durch die Mitgliederversammlung gewählt. Die Amtszeit beträgt zwei Jahre. Eine Wiederwahl ist zulässig. Eine Abwahl kann nur durch die Mitgliederversammlung erfolgen.
Der Gesamtvorstand bleibt so lange im Amt, bis ein neuer Gesamtvorstand gewählt ist. Abwesende können gewählt werden, wenn sie ihre Bereitschaft zur Annahme des Amtes vorher schriftlich erklärt haben.
Scheidet ein Mitglied des Gesamtvorstandes auf eigenen Wunsch vorzeitig aus, entscheidet der Gesamtvorstand, ob die vakante Position bis zur nächsten Vorstandswahl neu zu besetzen ist oder vakant bleibt. Gemäß § 12 Abs. 4 kann der Gesamtvorstand für die restliche Amtszeit des Ausgeschiedenen einen Nachfolger bestimmen, der Mitglied des AFCEA Bonn e.V. sein muss.
Sollte der Vorsitzende sein Amt niederlegen, so kann nur einer seiner Stellvertreter als Nachfolger durch einstimmigen Beschluss des Gesamtvorstandes bestimmt werden.
Die Mitglieder des Gesamtvorstandes haben in der Vorstandssitzung je eine Stimme. Eine schriftliche Stimmrechtsübertragung auf ein anwesendes Vorstandsmitglied ist möglich. Jedes anwesende Vorstandsmitglied kann nur jeweils ein abwesendes Vorstandsmitglied vertreten.
§ 3 Verhältnis von Gesamtvorstand, geschäftsführendem Vorstand und Geschäftsführer
(1) Der Vorstand besteht aus siebzehn natürlichen Personen. Gemeinsam bilden sie den Gesamtvorstand.
(2) Der Gesamtvorstand wird durch die Mitgliederversammlung gewählt. Die Amtszeit beträgt zwei Jahre.
(3) Der Vorsitzende sowie seine beiden Stellvertreter bilden den vertretungsberechtigten Vorstand, der zugleich Vorstand im Sinne des § 26 BGB ist. Gemäß § 14 Abs. 1 ff der Satzung sind jeweils zwei Mitglieder des vertretungsberechtigten Vorstandes gemeinsam vertretungsberechtigt.
(4) Der Geschäftsführer führt die laufenden Geschäfte des Vereins unter Berücksichtigung der Beschlüsse der Mitgliederversammlung und im Rahmen der ihm vom Vorstand übertragenen Aufgaben und Befugnisse. Er nimmt regelhaft an den Vorstandssitzungen teil. Gegenüber dem Vorstand besteht Rechenschaftspflicht.
§ 4 Grundsätze
(1) Alle Vorstandsmitglieder wirken an der Geschäftsführung durch gemeinsame Beratung und Beschlussfassung mit. Davon abweichend sind einzelne Vorstandsmitglieder im Rahmen ihrer Zuständigkeit gemäß § 5 zu Entscheidungen und Maßnahmen berechtigt.
(2) Jedes Vorstandsmitglied hat die Pflicht, den ihm übertragenen Aufgaben nach bestem Wissen und Gewissen nachzukommen.
(3) Der Vorstand bleibt vorbehaltlich der in § 5 genannten Aufgabenverteilung für alle Entscheidungen gesamtverantwortlich.
§ 5 Interne Aufgaben- und Zuständigkeitsverteilung
(1) Der Gesamtvorstand hat intern folgende besondere Aufgaben- und Zuständigkeitsverteilung beschlossen. Der Grundsatz in § 4 Absatz 1 Satz 1 bleibt hiervon unberührt:
a) Der Vorsitzende ist Vorgesetzter des Geschäftsführers sowie der Mitarbeiter der Geschäftsstelle. In diesem Zusammenhang liegt bei ihm auch die allgemeine Personalverantwortung (Einstellung, Entlohnung, Arbeitsverträge).
b) Der vertretungsberechtigte Vorstand ist zuständig für folgende Bereiche und hat in diesen eine eigenständige Entscheidungsbefugnis, wenn das jeweilige Rechtsgeschäft sich im Rahmen des Haushaltsplanes bewegt und den Wert von 10.000 € nicht überschreitet:
· Anschaffung von Wirtschaftsgütern
· Beauftragung von Dienstleistern
· Vertragsabschlüsse
· Geschäfte der laufenden Verwaltung
c) Der Gesamtvorstand ist jeweils in der nächsten Sitzung zu informieren. Fragen von grundsätzlicher Bedeutung bleiben der Zuständigkeit des Gesamtvorstandes vorbehalten.
(2) Darüber hinaus werden intern folgende Einzelzuständigkeiten festgelegt:
a) Vorsitzender:
Dem Vorsitzenden obliegen die Leitung und Koordination der Tätigkeit des Gesamtvorstandes wie des vertretungsberechtigten Vorstandes. Er plant die Vorstandssitzungen und ist für die interne Koordination anfallender Aufgaben zuständig.
b) Stellvertretende Vorsitzende: Die stellvertretenden Vorsitzenden unterstützen den Vorsitzenden bei seinen Aufgaben. Im Rahmen dieser Zuständigkeit sind sie gleichberechtigt tätig.
c) Schatzmeister: dem Schatzmeister obliegt die Zuständigkeit für Finanzangelegenheiten, insbesondere die laufende Kontrolle der Buch- und Kontenführung sowie die Begleitung der jährlichen Rechnungsprüfung. Er nimmt regelmäßig an den Sitzungen des vertretungsberechtigten Vorstands teil, es sei denn, dass dieser im Einzelfall anders entscheidet.
d) Weitere Mitglieder der Gesamtvorstands:
Aufgaben und Zuständigkeiten der weiteren Mitglieder des Gesamtvorstandes ergeben sich aus ihren jeweiligen Aufgabenbeschreibungen.
§ 6 Geschäftsplanmäßige Vertretung
(1) Kann ein Mitglied des vertretungsberechtigten Vorstandes seine Aufgaben aufgrund von Abwesenheit, Krankheit o. Ä. nicht wahrnehmen, gilt folgende Vertretungsregelung: Der Vorsitzende wird durch einen stellvertretenden Vorsitzenden vertreten. Die beiden stellvertretenden Vorsitzenden vertreten sich gegebenenfalls gegenseitig. Die Geschäftsstelle ist über die voraussichtliche Dauer der Vertretung zu informieren.
(2) Sofern die Vertretung für einen vorübergehenden Zeitraum, dessen Ende absehbar ist, übernommen wird, ist das Nachrücken eines anderen Vorstandsmitgliedes in den vertretungsberechtigten Vorstand nicht vorgesehen. In allen anderen Fällen gilt § 10 Absätze 4 und 5 der Satzung.
D. Einberufung von Vorstandssitzungen
§ 7 Sitzungsorganisation
(1) Sitzungen des Gesamtvorstandes finden mindestens viermal je Kalenderjahr statt und werden entweder als Präsenzsitzung oder als Telefon-/ Videokonferenz durchgeführt.
(2) In dringenden Fällen kann auf Verlangen von mindestens drei Vorstandsmitgliedern eine außerordentliche Sitzung des Gesamtvorstandes stattfinden. Diese ist innerhalb von 14 Tagen nach Antrag durchzuführen.
(3) Die Organisation der Sitzung obliegt dem Geschäftsführer. In Absprache mit dem Vorstandsvorsitzenden beruft er schriftlich oder per Mail unter Angabe der vorläufigen Tagesordnung die Sitzungen ein.
(4) Unabhängig der Absätze 1 bis 3 führt der vertretungsberechtigte Vorstand zusätzliche Sitzungen und Telefon-/ Videokonferenzen nach Bedarf und eigenem Ermessen durch.
§ 8 Ladungsfrist
(1) Die Ladungsfrist beträgt mindestens 7 Tage.
(2) In dringenden Fällen kann auf die Einhaltung der Ladungsfrist verzichtet werden.
E. Durchführung von Vorstandssitzungen
§ 9 Tagesordnung
Die vorläufige Tagesordnung wird vom Geschäftsführer in Absprache mit dem Vorsitzenden erstellt. Vorschläge der Vorstandsmitglieder sind in die vorläufige Tagesordnung aufzunehmen. Sie enthält damit alle Anträge, die jeweils 3 Tage vor Durchführung der Sitzung vorgelegt wurden. Zu Beginn der Sitzung lässt der Vorsitzende feststellen, ob der Tagesordnung zugestimmt wird, dabei können Tagesordnungspunkte verändert, gestrichen oder hinzugefügt werden.
§ 10 Sitzungsleitung
Dem Vorsitzenden obliegt die Sitzungsleitung bzw. die Entscheidung über deren Delegation. Im Fall der Delegation der Sitzungsleitung ist diese regelhaft vorab mit Bekanntgabe der Tagesordnung mitzuteilen. Der Sitzungsleiter bestimmt die Reihenfolge, in der die Gegenstände der Tagesordnung behandelt werden, und die Folge der Abstimmungen. Die Mehrheit der anwesenden Vorstandsmitglieder kann beschließen, die Beratung und Beschlussfassung zu einzelnen Punkten der Tagesordnung zu vertagen.
§ 11 Befangenheit
An Beratungen und Entscheidungen über Beschlussgegenstände, an denen ein Vorstandsmitglied oder ein Angehöriger direkt betroffen ist, dürfen diese nicht teilnehmen. Im Zweifel entscheidet der Vorstand ohne Stimme des betroffenen Vorstandsmitglieds.
§ 12 Beschlussfassung
(1) Alle Vorstandsmitglieder haben Sitz und Stimme. Die Stimmabgabe erfolgt per Handzeichen oder mündlich, sofern nichts anderes beschlossen wird.
(2) Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn alle Mitglieder gemäß § 7 eingeladen sind und mindestens die Hälfte der Mitglieder in der Sitzung anwesend ist. Abwesende Mitglieder können ihre Stimmen schriftlich, per E-Mail oder per Telefax abgeben. Sie können sich auch durch schriftliche Vollmacht, die vorgelegt und als Anhang zum Protokoll genommen wird, durch ein anderes Vorstandsmitglied vertreten lassen.
(3) Beschlüsse des Vorstandes erfolgen mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Bei Stimmengleichheit gibt die Stimme des Vorsitzenden des Vorstands den Ausschlag.
(4) Beantragt ein Mitglied des Vorstandes einen Beschluss, so ist dieser konkret zu fassen und dem Vorstand als Beschlussempfehlung vorzutragen. Dies erfolgt zweckmäßigerweise in Schriftform. Anträge, die eine haushaltswirke Beschlussempfehlung enthalten, müssen zwingend eine Aussage zu den maximalen Kosten enthalten.
(5) Auf Anordnung des Vorsitzenden des Vorstands können Beschlüsse auch außerhalb von Sitzungen durch schriftliche bzw. per E-Mail oder Fax übermittelte Stimmabgabe (sogenanntes Umspruchverfahren) gefasst werden, wenn kein Mitglied des Vorstands diesem Verfahren widerspricht. Solche Beschlüsse bedürfen der einfachen Mehrheit seiner Mitglieder.
§ 13 Protokoll
(1) Über den Verlauf und die wesentlichen Ergebnisse der Sitzungen ist ein Protokoll anzufertigen, das vom Sitzungsleiter und vom Protokollführer zu unterzeichnen ist.
(2) Jedes Vorstandsmitglied erhält ein Protokoll der Sitzung, das vertraulich zu behandeln ist und nicht an Dritte weitergegeben werden darf.
(3) Einwendungen gegen das Protokoll sind innerhalb von 14 Tagen nach Übermittlung schriftlich oder per E-Mail dem Geschäftsführer zur Kenntnis zu bringen. Im Falle eines Einspruchs wird das Protokoll in der nächsten Vorstandssitzung beraten und verabschiedet.
F. Beteiligung Dritter
§ 14 Öffentlichkeit
Die Vorstandssitzungen sind nicht öffentlich. Alle Beteiligten verpflichten sich insoweit, hinsichtlich der Unterlagen und des Sitzungsverlaufes Vertraulichkeit zu wahren.
§ 15 Teilnahme von Nicht-Vorstandsmitgliedern an den Vorstandssitzungen
(1) Der Vorstand kann zu seiner Unterstützung themenbezogen Experten zu einzelnen Vorstandssitzungen oder Tagesordnungspunkten einladen.
(2) Die Einladung erfolgt nach Bedarf. Der Vorstand entscheidet insoweit nach freiem Ermessen.
(3) Ist vom Vorstand ein Rechtsberater benannt, kann dieser zu Sitzungen des Gesamtvorstandes oder zu einzelnen Themen dieser Sitzung geladen werden
(4) Der Mitgliederbeirat gemäß § 9 Absatz 3 der Satzung hat bei der Vorbereitung und Durchführung von Vorstandssitzungen keine Entscheidungsbefugnis. Er dient der Beratung und Meinungsbildung. Auf Weisung des Vorstandes kann er für den Vorstand Beschlussvorlagen vorbereiten und einbringen.
G. Repräsentation des Vorstandes
§ 16 Auftreten in der Öffentlichkeit
(1) Der Vorstand wird grundsätzlich durch den Vorsitzenden nach innen und außen repräsentiert. Dies gilt für eigene Veranstaltungen ebenso wie für Veranstaltungen von anderen Organisationen oder Partnern, bei denen AFCEA Bonn e.V. offiziell vertreten wird.
(2) Ist der Vorsitzende nicht verfügbar, übernimmt einer seiner Stellvertreter diese Aufgabe. (3) Sind diese ebenfalls nicht verfügbar, entscheidet der Vorsitzende über seine Vertretung im konkreten Einzelfall.
H. Vorbereiten und Erarbeiten des Jahresthemas und des Jahresprogramms
§ 17 Jahresthema
(1) Die Erarbeitung des Jahresthemas für das Folgejahr erfolgt gemeinsam im Vorstand. Der stellvertretende Vorsitzende und Leiter Programm (LtrPr) ist für die fachliche und organisatorische Vorbereitung und Durchführung der Erarbeitung verantwortlich.
(2) Die Erarbeitung des Jahresthemas wird durch ihn innerhalb einer Woche nach der Fachausstellung initiiert. Alle Vorstandsmitglieder erhalten einen Monat Zeit, um Vorschläge zu erarbeiten und diese an den LtrPr zu senden. Der LtrPr konsolidiert die Vorschläge und legt dem Vorstand einen Vorschlag zur Entscheidung (Beschlussempfehlung) vor. Dieser wird in der Vorstandssitzung des 2. Quartals besprochen und zur Entscheidung gebracht.
§18 Jahresprogramm
(1) In der gleichen Sitzung legt der LtrPr den ersten Entwurf des Jahresprogramms vor, in dem im Wesentlichen die Termine und Zuordnung der Veranstaltungen zu den jeweiligen verantwortlichen Vorstandsmitgliedern enthalten sind. Die verantwortlichen Vorstandsmitglieder schlagen für die ihnen zugeordnete Veranstaltung ein konkretes Thema vor und stimmen dies mit dem LtrPr ab. Der LtrPr stellt sicher, dass die Themen der einzelnen Programme zueinander passen, keine Doppelungen auftreten und das Jahresthema berücksichtigt wird.
(2) Aus den konsolidierten Themenvorschlägen der Vorstandsmitglieder erarbeitet der LtrPr den Vorschlag für das Jahresprogramm, welcher entweder auf der Vorstandssitzung im 3. Quartal oder in der Strategiesitzung besprochen und beschlossen wird.
(3) LtrPr und Geschäftsführer finalisieren das Programm, führen noch notwendige Absprachen durch und stellen die Veröffentlichung des Jahresthemas und des Jahresprogramm sicher, um damit möglichen Konflikten mit konkurrierenden Veranstaltungen zuvorzukommen.
I. Strategiesitzung
§ 19 Zielsetzung und Eigenschaft der Strategiesitzung
(1) Die Strategiesitzung ist grundsätzlich eine Sitzung des Gesamtvorstandes, für sie gelten daher grundsätzlich die Fristen und Regeln für Vorstandssitzungen. Sie findet einmal im Jahr statt und soll grundsätzlich einen Freitagnachmittag und bei Bedarf, den Folge-Samstagvormittag umfassen. Für diese Sitzung wird eine Tagungsstätte außerhalb der Geschäftsstelle benötigt, welche auch eine Übernachtung ermöglicht. Die Kosten trägt AFCEA Bonn e.V.
(2) Ziel der Strategiesitzung ist die langfristige Ausrichtung von AFCEA Bonn e.V. mit Festlegung von Schwerpunkten, Meilensteinen und Verantwortlichkeiten.
§20 Vorbereitung und Durchführung der Strategiesitzung
(1) Die Einladung zu der Strategiesitzung erfolgt analog zu anderen Vorstandssitzungen durch den Geschäftsführer. Die Themensammlung erfolgt kontinuierlich über das Jahr verteilt, alle Vorstandsmitglieder sind aufgefordert, Beiträge zu den Themen zu leisten.
(2) Die Strategiesitzung wird durch den Vorsitzenden AFCEA Bonn e.V. geleitet. Er führt durch das Programm und führt Anträge und Empfehlungen zu einer Beschlussfassung. Die Ergebnisse der Strategiesitzung sind zu protokollieren.
J. Vorbereitung und Durchführung einer Veranstaltung des Jahresprogramms
§21 Vorbereitung einer Veranstaltung
(1) Alle Veranstaltungen, die als offizielle Veranstaltungen von AFCEA Bonn e.V. durchgeführt werden, müssen durch Vorstandsbeschluss legitimiert sein. Sie werden im Jahresprogramm auf der AFCEA-Webseite veröffentlicht.
(2) Für jede dieser Veranstaltungen ist ein Vorstandsmitglied zu benennen, das die Gesamtverantwortung für diese Veranstaltung trägt. Die Benennung erfolgt mit der Beschlussfassung des Jahresprogramms.
(3) Für die Planung und Vorbereitung von Veranstaltungen gelten Fristen und Zeitlinien des Merkblatts der AFCEA Bonn e.V. für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen in der jeweils aktuellen Fassung.
K. Geltung
§ 22 Inkrafttreten
(1) Diese Geschäftsordnung ist den Mitgliedern bekanntzugeben. Zu diesem Zweck wird die jeweils aktuelle Fassung im Mitgliederbereich der AFCEA-Webseite hinterlegt.
(2) Diese Geschäftsordnung des Vorstandes tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft und ersetzt die Geschäftsordnung vom 01. November 2021. Sie gilt – unabhängig von Wahlen oder sonstigen personellen Veränderungen im Vorstand – bis zu ihrer Änderung durch den Vorstand. Allen Vorstandsmitgliedern ist bei Amtsübernahme diese Geschäftsordnung durch den Geschäftsführer zur Kenntnis zu geben.
